Кейс: Бизнес-процессы в Битрикс24



Проект: ЖКХ Сервис

Тема кейса: Битрикс24

Задача / проблема:

Перед нами была поставлена задача автоматизировать работу с потенциальными клиентами в CRM Битрикс24. Был предоставлен большой список компаний из сферы ЖКХ в виде файла Excel. Эти компании должны проходить несколько этапов обработки: звонок и назначение встречи, согласование условий сотрудничества, подписание договора, подготовка к запуску работы и, наконец, начало работы. Требовалось написать бизнес-процесс, избавляющий менеджера от рутинных действий, связанных со сменой статуса обработки сущности (объекта) в CRM, внесением событий в календарь и созданием напоминаний о предстоящих встречах или запланированных звонках.

Исходные данные:

Бизнес-процессы в Битрикс24 (Что такое Битрикс24?) сэкономят массу времени и усилий, затрачиваемых на заполнение различных форм, внесение или редактирование информации, согласование счетов, договоров, заявлений. Они задают четкую последовательность действий при обработке или распределении лидов, клиентов, файлов. С помощью бизнес-процессов Вы не потеряете ни одного входящего контакта, не забудете о назначенной встрече, сможете быстро согласовывать различные документы.

Создание бизнес-процессов – задача творческая и очень интересная. Не существует шаблона, идеально подходящего двум разным предприятиям, каждый сценарий должен учитывать потребности и особенности конкретной компании. В этом кейсе мы рассмотрим один из бизнес-процессов, написанный по заказу нашего клиента.

Решение

Шаг 1. Настройка пользовательских полей

Пользовательские поля – это дополнительные параметры сущности в CRM, вводимые сотрудниками компании, которые будут отображаться в карточке элемента.

В нашем случае речь идет о сущности «Компания», для которой мы добавили недостающее поле «Контактное лицо», где будет содержаться имя менеджера, с которым следует установить первичный контакт, а также поле «Статус обработки». В качестве значений последнего может выступать какой-либо статус из установленного нами списка: «Импортирован», «В обработке», «Назначена встреча», «Согласование условий», «Согласование договора», «Подписание договора», «Подготовка к запуску», «Запущен», «Отказ». Каждый из этих статусов будет соответствовать определенному этапу работы с потенциальным клиентом (компанией).


Подробнее о настройке пользовательских полей можно прочитать здесь.

В разделе «Справочники» мы ввели новое значение «ЖКХ» для поля «Сфера деятельности», которое также будет отображаться в карточке элемента.

Подробнее о работе со справочниками можно узнать здесь.


Шаг 2. Загрузка данных из файла в CRM Битрикс24

Импорт в CRM возможен только если данные сохранены в формате CSV и кодировке UTF-8. Меняем кодировку файла с помощью программы Notepad++ и загружаем все данные из файла в CRM. Заполнение полей в карточке элемента при этом происходит автоматически, все значения берутся из соответствующих столбцов в файле. Для всех загруженных компаний устанавливаем первоначальный статус обработки «Импортирован», выбираем ответственного менеджера, для поля «Сфера деятельности» выбираем значение «ЖКХ».

Подробнее о том, как сохранить файл в нужной кодировке и корректно импортировать данные в CRM Битрикс24 - здесь.


Шаг 3. Создание бизнес-процесса

Устанавливаем параметры для нашего бизнес-процесса: вводим название и описание. Рекомендуем придумывать максимально ясное название и давать подробное описание, чтобы затем было проще разобраться в большом количестве разных бизнес-процессов и быстро находить нужный.

Задаем условие запуска бизнес-процесса. Процесс может быть автоматически запущен при добавлении нового элемента или при его изменении. Так как все нужные элементы уже загружены в CRM, то выбираем правило «запуск при изменении». Таким образом, при смене ответственным менеджером значения поля «Статус обработки» с «Импортирован» на «В обработке» бизнес-процесс автоматически начнет свою работу.





Переходим к процессу конструирования бизнес-процесса. Прежде всего потребуется проверить сферу деятельности измененной сущности, ведь процесс написан только для компаний из сферы ЖКХ. Используем блок «Условие», на этом этапе система проверяет установленное значение поля «Сфера деятельности». Если оно будет равно «ЖКХ», то бизнес-процесс продолжает свою работу, во всех остальных случаях бизнес-процесс прерывается.


Совет! Придумывайте ясные и четкие заголовки для всех используемых блоков в бизнес-процессе. Так Вам будет проще отыскать ошибку и отредактировать процесс в случае необходимости. А такая необходимость, скорее всего, возникнет!


Далее мы используем блок «Запрос дополнительной информации с возможностью отклонения», ведь системе требуется узнать, состоялся ли контакт и удалось ли назначить встречу. В запросе менеджер сможет ввести дату следующего звонка, если в настоящий момент связаться по каким-либо причинам не удалось, указать дату встречи, если она была назначена, или завершить бизнес-процесс, нажав на кнопку «Отказ» (если компания отказалась сотрудничать).

Если встречу назначить удалось, то система делает соответствующую запись в календаре, меняет статус обработки сущности на «Назначена встреча», за некоторое время до встречи напоминает ответственному менеджеру о ней, и далее переходит к новому этапу бизнес-процесса. Для этой ветви мы используем блоки «Изменение документа», «Добавление события в календарь», «Пауза» и «Сообщение соц.сети».

Если контакт не состоялся и менеджер запланировал время и дату следующего звонка, то система также делает запись в календаре, а после назначенного времени возвращается к первоначальному запросу «Назначена ли встреча?». Для такого «возврата» мы используем функцию «Цикл». Условием для повторения запроса устанавливаем значение статуса обработки. Система будет возвращаться к первому запросу до тех пор, пока статус не сменится на «Назначена встреча» или не будет получен отказ.



Таким же образом, с небольшими отличиями, бизнес-процесс проходит остальные этапы: аналогично запрашивается информация о том, состоялась ли встреча, удалось ли согласовать условия сотрудничества, подписан ли договор и начата ли подготовка к работе. Везде мы используем функцию «Запрос дополнительной информации с возможностью отклонения», блок «Цикл» для случаев, когда встречи, подписание договора и прочие этапы работы по каким-либо причинам могут затягиваться, а также применяем сообщения соц.сети и записи в календаре, если это необходимо.

Окончание бизнес-процесса произойдет при нажатии кнопки «Отказ» в любом из запросов или после установки статуса обработки «Запущен».

Результаты

Теперь ответственному менеджеру больше не нужно вручную менять статусы в карточке элемента. Запланированные действия и встречи автоматически вносятся в календарь, а напоминания не дадут менеджеру о них забыть.

Вопрос - решение

Ваши сотрудники тратят большую часть рабочего дня на заполнение заявок и оформление документов? Бюрократические проволочки отнимают уйму времени и энергии? Хождение по многочисленным кабинетам, поиск и ожидание нужных людей – привычное дело для Ваших работников?

Не тратьте время и силы на неэффективные действия! Бизнес-процессы позволят Вам сосредоточиться на действительно полезной работе, а всю рутину возьмет на себя компьютер.

Не знаете, как именно Битрикс24 Вам поможет? Свяжитесь с нашим специалистом и получите полную консультацию по возможностям CRM и настройке бизнес-процессов!

Не забудьте поделиться кейсом со своими друзьями!



Обсуждение