Кейс: Увольнение в Битрикс24



Проект: b2cpl

Тема кейса: Битрикс24

Задача / проблема:


В крупных компаниях согласование различных заявок, счетов и прочих внутренних документов, как правило, отнимает слишком много времени. Сотрудники, ответственные за проверку или утверждение такого рода документов, могут болеть, находиться в отпуске, на совещании, на встречах с партнерами или клиентами. Работники вынуждены тратить время и энергию на ожидание или «отлов» руководителя, и весь процесс, бывает, затягивается на несколько дней. Как можно автоматизировать согласование внутренних документов и не тратить время сотрудников впустую? Наш клиент, компания В2СPL (B2C Платежи и Логистика), обратилась к нам с просьбой создать бизнес-процесс, позволяющий быстро утверждать заявление об увольнении в разных отделах компании. Смотрите, что у нас получилось.

Исходные данные:

Бизнес-процесс по обработке заявления об увольнении последовательно должен пройти несколько этапов:

1) согласование увольнения с непосредственным руководителем работника,

2) согласование заявления у генерального директора,

3) отправка запроса в IT-службу для ограничения доступа увольняющегося сотрудника к информации,

4) информирование бухгалтерии, которая затем документально оформляет увольнение работника.

Решение

Бизнес-процесс автоматически запускается при добавлении в системе нового документа – заявления об увольнении. Это заявление сотрудник заполняет прямо в Живой ленте (подробнее о возможностях Живой ленты в Битрикс24 читайте здесь).



В первую очередь бизнес-процесс проверяет корректность введенной в заявлении даты увольнения. Если она оказывается меньше текущей, то автору направляется уведомление с просьбой указать иную дату, которая будет позднее текущей, а бизнес-процесс завершится. Если дата введена верно, то бизнес-процесс движется дальше.


Первый этап – согласование заявления с непосредственным руководителем работника, который получает соответствующий запрос от системы. В случае необходимости внесения изменений руководитель может отклонить запрос, отправив заявление сотруднику на корректировку. После внесения необходимых изменений исправленное заявление вновь возвращается на согласование руководителю. Возвраты заявления автору будут происходить до тех пор, пока руководитель его не утвердит.

На следующем этапе, после утверждения руководителем, заявление попадает на рассмотрение генеральному директору компании, который также имеет возможность либо утвердить, либо отправить его на повторное согласование к руководителю сотрудника.

После прохождения обоих этапов поступает заявка в IT-отдел с требованием блокировать доступ уволенного сотрудника к корпоративной информации. Бухгалтерия также ставится в известность о согласовании увольнения и запрашивает оригинал документа у сотрудника. В свою очередь, автор заявления получает уведомление о состоявшемся увольнении, а также письмо на электронную почту с добрыми пожеланиями от начальства.

 

Результаты

Процессы увольнения в разных компаниях проходят по-разному. В нашем случае заявление последовательно проходит целых четыре отдела, и при этом ни одному сотруднику нет необходимости покидать свое рабочее место, кому-то звонить или ждать ответа! Каждый сотрудник в цепочке автоматически получает уведомления от системы и выполняет необходимые действия для продвижения процесса дальше. Все этапы согласования отражаются в Живой ленте, и никто из участников процесса не пропустит «свой ход». Затраты времени и энергии сотрудников для совершения этих рутинных действий минимальны, и таким образом, в глобальном масштабе, компания повышает эффективность использования человеческого ресурса, снижает издержки и увеличивает продажи.

Вопрос - решение

Хотите автоматизировать и ускорить внутренние процессы в своей компании: согласование смет или заявлений на командировку, отправку заявок в IT-отдел или выдачу наличных? Битрикс24 легко справится с этими и множеством других задач.

Узнайте больше о возможностях Битрикс24 здесь или свяжитесь с нашим специалистом для обсуждения конкретной задачи!

Не забудьте поделиться кейсом со своими друзьями!



Обсуждение